1. Detecta los puntos críticos del proceso actual

Revisa dónde estás perdiendo tiempo:

• ¿Seguís enviando contratos por correo electrónico para firmar?

• ¿Alguien imprime, firma, escanea y reenvía manualmente?

• ¿Tenés que hacer seguimiento individual para cada documento pendiente?

Identificar estos cuellos de botella es el primer paso para solucionarlos.

2. Elige una solución legalmente válida en tu país

Asegúrate de que la plataforma que uses cumpla con la normativa local:

• ICP-Brasil (Brasil)

• Firma Digital Ley 19.799 (Chile)

• Firma Electrónica Avanzada (México, Colombia, Perú, etc.)

En Vafirma, por ejemplo, operamos en 7 países de Latinoamérica con cumplimiento normativo en cada uno.

3. Integra la firma digital a tus sistemas existentes

Una buena plataforma debe integrarse fácilmente con:

• Tu CRM o ERP

• Herramientas de RR. HH.

• Portales internos o de clientes

Esto permite que el proceso sea 100 % automático: desde la generación del documento hasta el registro de la firma.

4. Asegura seguridad y trazabilidad

Verifica que la herramienta incluya:

• Cifrado de extremo a extremo (SSL 256 bits o superior)

• Autenticación de múltiples factores (MFA)

• Registro de auditoría de cada firma

Esto no solo protege a tu empresa: también brinda validez legal frente a auditorías o litigios.

5. Automatiza disparadores y acciones posteriores

Cada vez que alguien firma un documento, podrías:

• Notificar a un equipo por email o Slack

• Marcar automáticamente un paso como “completo” en tu CRM

• Archivar el documento firmado en tu nube o base de datos

Automatizar estas tareas es clave para lograr eficiencia real.

6. Mide resultados y optimiza continuamente

Revisa métricas como:

• Tiempo promedio entre envío y firma

• Tasa de apertura y firma por parte del destinatario

• Ahorro estimado en horas o recursos administrativos

Una plataforma como Vafirma te permite visualizar estos indicadores en tiempo real.