La checklist de 7 pasos que usamos para implementar flujos de firma que sí se completan
Nunca más pierdas un contrato por demoras, versiones erróneas o seguimiento manual
Digitalizar contratos no alcanza si el proceso sigue teniendo fricciones.
En Vafirma trabajamos con empresas de todos los tamaños que necesitaban un sistema de firma electrónica eficiente, pero también práctico y adoptable.
Lo que descubrimos es que los problemas casi nunca están en la tecnología, sino en cómo está estructurado el flujo de firma.
Esta es la checklist de 7 pasos que usamos con nuestros clientes para asegurar que cada documento se firme correctamente, a tiempo y con trazabilidad.
1. Definir los roles antes de firmar
¿Quién firma? ¿Quién aprueba? ¿Quién revisa?
Muchos procesos se traban porque nadie tiene claro en qué orden deben ocurrir las acciones.
Antes de implementar la firma digital, es clave mapear cómo funciona el flujo real en tu organización, no cómo debería funcionar en teoría.
2. Usar solo documentos finales
Si el documento sigue en revisión, no está listo para firmar.
Es común que los flujos de firma se interrumpan porque se comparte una versión con comentarios abiertos, marcas de edición o anexos incompletos.
Un proceso eficiente comienza con documentos cerrados, verificados y definitivos.
3. Configurar recordatorios automáticos
Uno de los grandes beneficios de una buena solución de firma digital es automatizar el seguimiento.
No deberías tener que enviar correos o mensajes manuales para recordar a alguien que debe firmar.
Configurar recordatorios automáticos según plazos definidos permite ahorrar tiempo y evitar retrasos.
4. Solicitar adjuntos cuando corresponda
Hay contratos que requieren documentación adicional: seguros, poderes, comprobantes o anexos técnicos.
Una buena solución de firma permite solicitar esos documentos al momento de firmar, sin depender de correos paralelos ni flujos separados.
Todo queda unificado en un mismo proceso.
5. Firmar en orden (si aplica)
En muchos flujos, el orden importa.
Por ejemplo, que primero firme el proveedor, luego el área legal, y por último el representante legal.
La posibilidad de establecer un orden de firma evita errores, solapamientos y validaciones duplicadas.
6. Auditar cada paso
Cada firma debería dejar evidencia clara y verificable:
- Quién firmó
- Cuándo lo hizo
- Desde dónde
- Con qué método de autenticación
- Cuál era el documento en ese momento
Esto no solo mejora el control interno, también aporta respaldo legal ante cualquier conflicto o auditoría externa.
7. Almacenar en el lugar correcto
Una vez firmado, el documento tiene que estar accesible para quienes lo necesiten.
No debería depender de que alguien lo reenvíe por mail o lo busque en su escritorio.
Integrar la solución de firma con tu repositorio (Drive, SharePoint, ERP, etc.) asegura orden, acceso y control.
Conclusión
El 90 % de los errores al implementar firma digital no son técnicos: son de proceso.
Esta checklist resume los pasos que usamos en Vafirma para ayudar a las empresas a firmar mejor, no solo más rápido.
Porque cuando el flujo está bien pensado, la firma digital no solo reemplaza el papel: mejora todo el sistema.
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