Desde hace algunos años, todos preferimos que las gestiones ante las entidades gubernamentales sean más ágiles. Ahora, nadie quiere estar todo el día tratando de realizar cualquier trámite en una oficina. Sin embargo, en cualquier emprendimiento, puedes hacer uso de las firmas electrónicas para maximizar el rendimiento de tu negocio.

Algunos creen que una firma digital, sólo funciona para dejar nuestra rúbrica en documentos digitales, pero esto no es del todo así. En realidad, los documentos en papel retrasan mucho los procesos de cualquier empresa. 

Hagamos un pequeño ejercicio; si tenemos un documento que necesita una firma, es mucho más eficiente enviarlo por correo y que en unos cuantos minutos vuelva firmado. Imagina todo el tiempo que nos ahorramos si dejamos de lado los documentos físicos. Quédate en nuestro post porque te contamos los beneficios más interesantes de las firmas digitales.

Los cierres de acuerdos o contratos son mucho más eficientes.

Vamos a comenzar con algo sencillo; firmar documentos con un bolígrafo es cosa del pasado. Puede que te estés preguntando por qué los contratos y acuerdos en papel están desapareciendo, pues la respuesta es muy sencilla. Es mucho más ágil y eficiente para una empresa, tener este tipo de documentos en un sistema de almacenamiento como la nube.

Muchos nuevos emprendedores prefieren tener todo lo que enecesitan en un formato digital, en lugar de tener que ir a un archivo gigantesco lleno de papeles. Enviar, revisar y gestionar contratos y otros documentos es mucho más rápido cuando tienen un formato digital y son enviados por correo electrónico.

Las firmas electrónicas son esa solución que brinda seguridad y formaliza este tipo de transacciones. Además, si tienes que intercambiar documentos con empresas en el extranjero, esta es la mejor de las soluciones. Esta es la forma de simplificar tu vida y evita desplazamientos innecesarios.

Gestión de informes.

Los informes son una rutina en casi todas las empresas porque es necesario mantener un control detallado de cada proceso.  Las auditorías y los informes suelen implicar grandes esfuerzos y mucha documentación. Sin embargo, sabemos que esta es una gran inversión de tiempo, esfuerzo y dinero. Para solucionar estos problemas, los formatos estandarizados con notas editables son mucho más fáciles de usar para todos.

Los dispositivos digitales ayudan a dejar de lado todos los papeles que estos procesos implican. Es una forma de hacer informes y auditorías que pueden ser digitalizados para hacer anotaciones y cumplir con todos los detalles que se requieren en estos casos. También es importante que estos documentos estén aprobados por el personal responsable de estas funciones. Aquí está otro de los usos que puedes darle a tu firma y certificado digital.

Cuando se trata de dispositivos móviles como tablets, te recomendamos el uso de firmas biométricas. En estos casos, puedes tener un método de identificación totalmente seguro que vincule a un firmante de forma inequívoca.

Si tienes algún auditor, te recomendamos que durante las inspecciones o la recolección de datos, hagas uso de los formatos digitales. Hoy en día son muy fáciles de conseguir y los puedes personalizar según tus necesidades. Esta es la mejor forma de agilizar estos largos procesos y ayudan a obtener la información precisa sin pérdidas de tiempo.

Reducción de costos y mayor eficiencia.

Este es uno de los puntos más importantes porque beneficia directamente el rendimiento y la economía de tu empresa. Imprimir un documento, firmarlo y luego enviarlo de vuelta para continuar con ciertos procesos en una empresa es una verdadera pérdida de tiempo.

Una firma que antes podía demorar horas en llegar hasta un documento en papel, ahora puede estar listo en algunos minutos. También debes tomar en cuenta que mantener tus empresas con documentos en físico es bastante caro. No hablamos sólo de los costos en papel, sino del mantenimiento de todos los equipos como impresoras, tintas, etc.

Por último, no debes dejar de lado que si tus documentos tienen que viajar fuera de tu empresa, vas a tener que pagar gastos de transporte. En lugar de esto puedes usar documentos digitalizados para que puedan llegar a cualquier lugar sin apenas gastos extras.

La mayor seguridad.

Gracias a la legislación vigente en cada país, las firmas electrónicas tienen el mismo valor y reconocimiento legal que las firmas manuscritas. No importa de qué documento se trate, puedes firmar en un pdf y con las firmas digitales con certificado, puedes estar totalmente seguro.

Un aspecto muy interesante de estas soluciones es que el contenido del documento que has firmado no puede ser modificado, falsificado o alterado. Esta es la mejor forma de garantizar que la firma del documento se corresponde con la identidad del firmante.

¿Cómo usar una firma electrónica en países diferentes?

Cuando se trata de contratos internacionales, la distancia puede complicar un poco las negociaciones. Sin embargo, siempre existen formas de agilizar todos los procesos. En un mundo globalizado como en el que vivimos, las soluciones legales deben ser digitales. Atrás quedaron los viajes de negocios porque con una videollamada puedes conectar con personas al otro lado del mundo.

Si tienes un documento que deba ser legalizado por firmantes de dos países diferentes siempre debe mediar el principio de autonomía. Quienes firman un contrato pueden hacerlo autorregulando las condiciones y perfeccionando un documento. Claramente, se deben respetar los parámetros legales internacionales que regulan los contratos binacionales o multinacionales.

Hablando de las firmas electrónicas, no importa en qué lugar del mundo se encuentran los firmantes. Para terminar una contratación, sólo hace falta la voluntad de ambas partes para aceptar el uso de firmas electrónicas. Con esto es suficiente para que los contratos tengan efectos y consecuencias jurídicas.

Algo que nos gusta mucho de las firmas electrónicas, es que son realmente fáciles de usar. Los países, los gobiernos y la comunidad internacional fomentan el uso de recursos electrónicos. Esto se hace para que nos encontremos en un mundo cada vez más conectado y globlizado. 

Cuando el sector comercial acepta la firma electrónica como método de autorización y legalización, todo es más fácil. Si las partes consienten el uso de estos recursos electrónicos, no hace falta otro reconocimiento. Es decir, no tienes que ir a ninguna otra oficina para que los documentos firmados electrónicamente tengan validez. Lo mejor es que no importa si es una negociación entre empresas o personas, todo está firmado en un clic.

Para saber si en tu país está regularizado el uso de formas electrónicas, sólo debes hacer una pequeña consulta. Todos los países que aceptan este tipo de certificación tienen una ley nacional. Sin embargo, la mayoría están estandarizados bajo un modelo similar al europeo eIDAS.

El uso de firmas electrónicas en Latinoamérica.

Así como en Europa, en Latinoamérica existen legislaciones que regulan muchas negociaciones en nuestros países. Se trata de un marco legal que reconoce el valor jurídico de las firmas electrónicas en otros países de la región. El uso de tecnologías internacionales estandarizadas, ayudan a que el reconocimiento y verificación de las firmas electrónicas sea mucho más eficiente.

Un ejemplo de esto es el Acuerdo de Reconocimiento Mutuo de Firmas Digitales en el Mercosur. Gracias a esto, los países miembros pueden agilizar sus procesos comerciales y mercantiles. El Mercosur ha abierto las puertas para que los negociantes se puedan beneficiar de acuerdos muy interesantes.

Como reza el primer artículo del acuerdo, el fin de este es que la firma digital tenga el mismo valor que una firma manuscrita. Para esto, el prestador de servicios de certificados digitales debe ser reconocido por todas las partes involucradas. Es decir, los certificados de firmas electrónicas o digitales deben estar legalmente acreditados o licenciados para tales servicios.

El certificado digital que acredita una firma electrónica debe percibir una identificación verídica del firmante. El proveedor de servicio debe presentar los métodos de verificación que aseguren que el documento no ha sido alterado después de su firma. También es necesario que los certificados digitales tengan métodos de seguridad lo suficientemente fuertes para que no sean falsificadas o manipuladas.

Por su parte, el prestador de servicios de certificación también debe identificarse. Esto para que cualquiera de las partes pueda verificar su licencia o acreditación.

Las firmas electrónicas con certificados digitales son la mejor forma de conectar el mundo y acercar a las personas y las empresas. Este tipo de certificaciones hacen que los procesos tanto internos como externos sean mucho más fáciles y eficientes. Recordemos que en la era digital, muchas cosas están cambiando, y la forma de hacer negocios es una de ellas.

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